31 augustus 2013
Aanwezig:
Anne Smudde (AS)
Judith Nolthenius (JN)
Vincent Oudenes (VO)
1. Opening
De vergadering wordt geopend om 13:07 uur door AS.
2. Wie doet wat?
Eerste punt ter tafel is de verdeling van de posities.
AS stelt voor dat zij voorzitter wordt van Lilato. JN wordt benoemd als secretaris en VO wordt benoemd als penningmeester.
Benoemingen worden met algemene stemmen aanvaard.
3. Vaststellen doel
Voor het vaststellen van het doel van Lilato wordt na kort overleg besloten om aan te sluiten van de doelstellingen van The Happy Africa Foundation (THAF), waarbij wordt opgemerkt dat deze stichting zich voor heel Afrika inzet. Het doel van Lilato is dat zich inhoudelijk richt tot Zambia.
Doelstelling wordt met algemene stemmen aanvaard.
4. Bekijken opzet van de statuten
Aan de hand van een model statuten overeenkomst worden de statuten voor LF vastgesteld.
Hierbij worden enkele belangrijke punten opgenomen, zoals:
Vestiging in Amsterdam, bevoegdheid tot verbinden namens de stichting voor de bestuursleden tot 500 euro.
Een punt dat wel bijzondere aandacht verdient is het punt dat de aangesloten vrijwilligers geen bestuursleden mogen zijn. Er dient te worden nagevraagd bij de notaris of dit een wettelijk vereiste is, of dat we hier de statuten op kunnen aanpassen. Mocht dit het geval zijn, zal AS haar voorzitterschap overdragen aan een nader te benoemen persoon.
De concept statuten worden vastgesteld en met algemene stemmen aanvaard.
5. Wvttk
Volgende vergadering wordt vastgesteld op 9 november ten huizen van JN in Lelystad.
Doel om voor deze vergadering een notaris te hebben gevonden die tegen gereduceerd tarief de stichting wil legaliseren.
AS zal voor de volgende vergadering een concept beleidsplan en concept huishoudelijk reglement opstellen.
JN zal voor de volgende vergadering contact opnemen met kandidaat notaris.
VO zal voor de volgende vergadering notulen rond mailen.
AS zal een openbare Facebook pagina opstellen.
AS stelt voor in het kader van kosten besparing dat een van haar prive bankrekeningen vooralsnog als stichtingsrekening wordt gebruikt. Zodra de stichting officieel wordt opgericht, zal de bankrekening worden overgeschreven op naam van de stichting. (AS zal tot die tijd elke maand een afschrift van deze prive-rekening laten zien aan VO en JN.)
6. Sluiting
AS sluit de vergadering om 14:15