22 april 2017
Aanwezig: Anne Smudde (AS), voorzitter
Vincent Oudenes (VO), penningmeester
Judith Nolthenius (JN), secretaris
1. Opening
De vergadering wordt geopend door de voorzitter om 12.57 uur
2. Notulen vorige keer
Op de notulen zijn geen op- of aanmerkingen.
3. Wat moet er nog gebeuren in Zambia
Aan het huis moet nog het volgende gebeuren. De vloeren, de deurposten, plafond, glas in de vensters en verven. De vloer is al aanbetaald maar kan pas gelegd worden als de deurposten zijn geplaatst. Een foutje in de planning.
Aan geld wat nog nodig is wordt verwacht dat dit een bedrag is van ongeveer 4000,00.
Social Welfare (Jeugdzorg) zal de aankleding van het huis op zich moeten nemen. De vraag is of dat gaat gebeuren en wat zijn de opties als dat niet gebeurd. Kringloopwinkels? AS zegt dat deze ook in Zambia bestaan.
Verder is de communicatie tussen Cathy en AS erg lastig. Cathy reageert vaak niet. Rachel heeft inmiddels een gesprek gehad met Cathy hierover. Cathy heeft op dit moment veel problemen in de prive-sfeer. Als AS en JN in Zambia zijn zullen zij ook een gesprek aangaan. Ook om te kijken of we haar kunnen helpen.Verder zijn de papieren rond voor Lilato Zambia. Rachel gaat dit naar Lusaka brengen.
4. Website
De website is inmiddels overgezet en online. AS is nog wel bezig met de vertaling van Nederlands naar Engels. Daarom heeft ze het nog niet bekend gemaakt. JN vraagt hoe het nu werkt met de e-mail. AS gaat hier VO en JN nader informeren voor wat betreft de stappen van inloggen en de codes. Nu zijn de kosten van de website €23,00 in plaats van zo een € 100,00. VO vraagt of het mogelijk is .com om te zetten naar .org of .gno of .gov. Dit wordt vaker gebruikt bij stichtingen die internationaal handelen. AS geeft aan dat dit mogelijk is maar het advies is dat de website eerst goed moet draaien.
5. Inzamelacties
VO geeft aan bij verschillende cliënten de naam Lilato te hebben laten vallen. In de hoop dat zij de volgende keer aan ons denken als ze een gift overmaken.
AS geeft aan dat de oudercommissie een brief heeft gestuurd om geld in te zamelen voor een extra koffer. AS heeft daar een extra actie aangeplakt. Kinderen kunnen een video sturen via Whats-app met vragen over Afrika of het leven in Afrika. Zij zal dan een filmpje maken met het antwoord. Hiervoor vraagt zij € 5,00.
De parochie in Schagen heeft wederom geld gestort. Ditmaal € 500,00. We zijn ze erg dankbaar.
Tot slot lijkt het erop dat we nog een vaste donateur erbij hebben gekregen. Ook hem zijn we erg dankbaar met de donaties.
JN geeft aan dat ze ook enthousiast aan het rondvertellen is over Lilato en de reis naar Zambia. Krijgt hierop leuke reactie. Zo heeft JN een vrouw ontmoet die de Elfstedentocht gaat fietsen op 5 juni. Zij zou dit wel leuken vinden om hier een goed doel aan te koppelen. Het lijkt deze dame ook leuk om Lilato te helpen. Alleen is de vraag hoe ze het aan moet pakken en of wij haar kunnen helpen.
AS geeft als tip een algemene brief waarin zij verteld wat zij gaat doen dat zij er een goed doel aan koppelt. Info over het goede doel .
Dit onder haar vrienden en op Facebook verspreiden.
Ook melden dat rechtstreeks overmaken naar de stichting de bedragen aftrekbaar zijn bij de belastingdienst. (ANBI))
AS geeft tot slot aan als actie voor volgend jaar de actie dat de school van Alicia heeft gedaan om geld binnen te halen. Wellicht ook interessant is voor ons.
6. Jaarrekening (als Vincent daar al tijd voor heeft gehad…)
VO heeft hier de tijd voor gehad. VO vraagt aan AS om het voorwoord aan te passen. Verder wordt de jaarrekening doorlopen en heeft hier en daar nog wat aanpassingen nodig. Na deze aanpassingen wordt de jaarrekening goedgekeurd.
7. Visitekaartjes
Dit is nog niet goed opgepakt maar wordt aan gewerkt.
8. ING machtigingen/rekening
De plannen waren om dit over te hevelen naar een andere bank. Regiobank reageert echter nergens op en de belofte om terug te bellen komen ze ook niet na. Er wordt besloten om nog maar even bij de ING te blijven ondanks de kosten.
AS heeft verder contact gehad met de ING om te informeren hoe het werkt met machtigingen. Je kunt hiervoor kosteloos een formulier aanvragen. Je leest vervolgens een bestand in met de gegevens van de ontvangen machtigingen. Hiervoor zijn de kosten 1 euro. Het bedrag dat wordt binnengehaald moet ook op de rekening staan. Mocht een machtiging ingetrokken worden dan moet het kunnen worden retour gestort. Anders boete. Er wordt besloten dit nog even te laten rusten.
9. WVVTTK
AS en VO hebben geen punten.
JN vertelt nog kort over Zambiadag en onze ervaring hierover. AS en JN hebben beide door de dag de indruk gekregen dat we goed bezig zijn en het op de juiste wijze aanpakken. Verder hebben we van de Ambassade telefoonnummers gekregen zodat mochten er problemen of vragen zijn deze bij hen kunnen stellen of hulp inroepen.
10. Datum plannen en Sluiting vergadering
De nieuwe vergaderdatum wordt gezet op 9 september 2017 om 13.00 uur. De vergadering sluit om 14.07 uur.