01 februari 2014
1. Opening
De vergadering wordt geopend om 13.00 uur.
2. Beleidsplan
Het beleidsplan wordt inhoudelijk goed bevonden op een paar kleine punten.
– Het rekeningnummer moet aaneen geschreven worden dus de spaties eruit gehaald.
– Foto op de voorpagina van het beleidsplan moet ook komen op het jaarverslag.
– Een duidelijker scheiding opnemen tussen Stichting Lilato Foundation en Lilato Foundation. De Nederlandse stichting zal als Lilato NL worden aangeduid en de Zambiaanse stichting als Lilato Zambia.
– In de tekst opnemen dat de Anbi-status wordt aangevraagd.
Verder vraagt AS aan VO en JN de tekst nogmaals door te nemen op schrijffouten en of de scheiding tussen de stichtingen duidelijker naar voren komt.
Na akkoord van iedereen zal het beleidsplan op de site komen te staan.
3. Projectplan
Het projectplan wordt besproken. Aangegeven wordt dat wat in de beleidsplan staat ook terug te vinden is in het projectplan. In het projectplan wordt dieper ingegaan op het straatkinderenproject. Het kopje begroting is nog niet opgemaakt. Dit betreft de begroting voor het bouwen van het doorgangshuis. Hiervoor zijn cijfers nodig die aangeleverd zullen worden door Cathy. Zolang zij de gegevens niet aanlevert kan er verder geen actie worden ondernomen voor wat betreft fondsenwerving.
AS heeft geïnformeerd wat bijvoorbeeld een waterpomp kost. Dat is € 3.500,00 Dan ben je verzekerd van goed water. Beter dan op het waternet. Echter de bron kan een aantal jaar gebruikt worden. De vraag is wat is een goedkopere oplossing. Er kan naar de mogelijkheid worden gekeken om de pomp te plaatsen door samenwerking met Join the pipe of Amazing Children.
Het projectplan is nodig voor het werven van fondsen bij met name grote bedrijven en organisaties. Zij vragen om een begroting. Klein organisaties zullen makkelijke te benaderen zijn.
4. Jaarrekening
In de jaarrekening wordt de telefoonnummer van VO genoemd. Deze wordt uit de jaarrekening gehaald. Indien mensen vragen hebben kunnen zij per email contact opnemen of via het telefoonnummer van AS.
5. Anbi-status
Voor het aanvragen van de Anbistatus moet de website op orde zijn. Hiervoor dient VO zijn voorstelstukje te hebben geschreven. Verder zal het beleidsplan en de jaarrekening nog op de site moeten worden gezet. Het formulier kan dan verzonden worden. Het streven is dit zo spoedig als mogelijk te doen doch als de website klaar is.
6. Website
Hiervoor neemt AS contact op met Paul om het beleidsplan en de jaarrekening op de site te zetten. VO zal het voorstelstukje aanleveren. Verder wordt er gesproken over de hoeveelheid kopjes op de site. Hierdoor lijkt het onoverzichtelijk te worden. Besproken wordt het model met kopjes en subkopjes zoals ook te zien is op de site van mhasalmere.nl. De vraag is of dit mogelijk is met webklik. AS gaat dit overleggen met Paul.
Verder dienen de foto’s die op de site gezet worden verkleind te worden ivm de gebruikte mb’s. AS gaat kijken of zij dit programma kan bemachtigen via Paul.
Tot slot is er gesproken over de nieuwsbrief. Dit zou kunnen worden verzonden met mailchimp. JN stuurt AS en VO een voorbeeld van zo een nieuwsbrief. JN kent dit programma door het gebruik hiervan op haar werk. De nieuwsbrief is vooralsnog gratis te verzenden. Pas bij 2000 leden zullen hiervoor kosten in rekening worden gebracht.
7. Geldinzamelacties
Dit hangt af van het projectplan. Hiervoor is bij grotere ondernemingen een begrotingsplan nodig. Bij kleine fondsen is het soms wel mogelijk om zonder begrotingsplan in aanmerking te komen voor donaties. Het projectplan zal wel al gebruikt kunnen worden bij school of bekenden van VO maar dus niet naar organisaties zoals de Postcodeloterij. AS zal binnenkort het fondsenboek geven aan JN zodat zij zich meer kan verdiepen in brieven e.d.
Verder geeft AS aan dat er 16 fondsen zijn die voor werving in aanmerking komen.
8. Promopakketten
De promopakketten dienen een samenvatting te zijn van het beleidsplan/projectplan met foto’s. Verder dient het pakket contactinformatie en de laatste nieuwsbrief te bevatten. Er wordt gesproken om er bijvoorbeeld een pen bij te doen en/of een flyer. Dit als warmmakertje. Hiervoor moet onderzoek gedaan worden naar de kosten. Dit zal in de volgende vergadering verder worden besproken.
9. Wvttk
– Door VO wordt Voorgesteld om een spaarrekening te openen. Er staat nu ongeveer € 1000,00 op de rekening. Voorgesteld wordt om € 250,00 op de lopende rekening te laten staan en de rest op een spaarrekening te zetten zodat er rente wordt geïnd. Iedereen gaat hiermee akkoord en het wordt meteen d.m.v. internet geregeld.
– Door JN wordt gevraagd de toegang tot ING te regelen. Besloten wordt dit bij de volgende vergadering te regelen.
– De datum voor de volgende vergadering wordt gepland op zondag 6 april 2014 om 13.00 uur bij AS te Amsterdam.
10. Sluiting
De vergadering sluit om 14.20 uur.