09 november 2013
Aanwezig:
Anne Smudde (AS)
Vincent Oudenes (VO)
Judith Nolthenius (JN)
1. Opening
De vergadering opent om 13.50 uur. Allen zijn aanwezig.
2a. Concept akte doorlopen
Tijdens de vergadering is de conceptakte puntsgewijs doorlopen. De aangegeven vragen van de notaris zijn besproken. De uitkomst van de punten tref je onderstaand aan.
Blz 1 Wie zullen de stichting oprichten: Afhankelijk van wanneer de afspraak kan plaatsvinden met zijn drieën of bij machtiging. De voorkeur voor VO is dinsdag. Dit betreft zijn vrije dag. Na 14 december is voor Vincent goed in te plannen. Voor JN de vrijdag (haar vrije dag).
Blz. 1 artikel 3 Optie Code Wijfels: Er wordt besloten deze te volgen maar niet strikt. Dit omdat wij vooralsnog van mening zijn niet groot genoeg te worden om een Raad van toezicht nodig te hebben. Verder streven wij ernaar om een open structuur te hanteren.
Blz. 2. Artikel 4.1: Slechts natuurlijke personen kunnen bestuurder zijn. Niet opnemen.
Blz 2. Artikel 4.3: voor maximaal (..) keer. Niet opnemen.
Blz 3. Artikel 5.9: Een bestuurslid kan daarbij slechts voor één mede- bestuurslid als gevolmachtigde optreden. Opnemen.
Blz 4. Artikel 6.2: Het bestuur is WEL bevoegd te besluiten toot het aangaan….. Dit om de mogelijkheid tot verstrekken van microkredieten in de toekomst te kunnen doen.
Blz 5. Artikel 7.1: De Noot van de notaris zal worden opgenomen in de nog op te stellen huisregels.
Blz 5. Artikel 8.1: De mogelijkheid tot schorsen en/of ontslaan opnemen in de akte.
Blz 6. Artikel 10.3: Hierbij de termijn van 6 maanden aanpassen naar 9 maanden. Verder wordt besloten de optie niet op te nemen vanwege de kosten van een accountant.
Blz 6. Artikel 10.4: Net als de in het vorige punt wordt hieraan een termijn van 9 maanden toegekend.
2b. Punten bespreken die Anne meekreeg van de notaris.
Hierin wordt besproken het doel (artikel 2.1.) “het realiseren van beter levensomstandigheden op langere termijn voor personen, families en gemeenschappen in Zambia, waaronder de straatkinderen van Livingstone en voorts al hetgeen in de ruimste zin met één en ander verband houdt, daartoe behoort en/of daartoe bevorderlijk kan zijn.”.
Verder wordt de Raad van Toezicht besproken aan de hand van Code Wijfels. Er wordt besloten geen Raad van Toezicht aan te stellen. Wel zullen we ernaar blijven streven een ANBI-status te krijgen.
3. Wijfels bespreken
Zie hierboven bij punt 2a, Blz. 1 artikel 3 Optie Code Wijfels: Er wordt besloten deze te volgen maar niet strikt. Dit omdat wij vooralsnog van mening zijn niet groot genoeg te worden om een Raad van toezicht nodig te hebben. Verder streven wij ernaar om een open structuur te hanteren. Kort gezegd. We volgen Code Wijfels maar zullen op sommige punten van de code afwijken.
4. Website (uiterlijk, stukjes iedereen, voertaal op de site)
De opzet van de website wordt besproken. Hier zal onder het kopje nieuws nog een tab voor de jaarverslagen en een tab voor de notulen worden opgenomen.
Verder zal op iedere pagina het KVK-nummer, bankrekeningnummer en het ANBI-nummer worden opgenomen.
Er wordt gekozen voor Lilato.com. Dit om het internationale karakter te benadrukken.
Verder wordt ervoor gekozen om twee talen te voeren. Nederlands en Engels dit door middel van een vlaggetjesconstructie.
Webklik rekent voor 2 jaar € 130,00. Hiermee gaan alle leden akkoord.
De website wordt met hulp van Paul opgebouwd. AS kan zelf de teksten veranderen maar foto’s gaan via Paul. Paul heeft hiervoor een programma om de foto’s qua geheugen te verkleinen.
5. Beleidsplan
AS heeft twee beleidsplannen gevonden op internet van stichtingen vergelijkbaar met Lilato. De eerste is er een bestaande uit 6 pagina’s. AS heeft deze reeds aangepast op Lilato.
De tweede bestaat uit 25 pagina’s. AS laat deze op internet zien. Ziet er mooi uit met regelmatig foto’s. Deze wil AS omzetten naar Lilato als zij in december/januari in Zambia zit. Zij kan dan meteen foto’s maken om erin te verwerken.
Verder geeft Anne aan dat de Notaris wil helpen bij het verkrijgen van de ANBI-status.
6. Wvttk
VO vindt dat er toch een aparte bankrekeningnummer moet komen. AS geeft aan dat zij twee bankrekeningen heeft en één daarvan wil opzeggen. Deze wil zij daarom gebruiken voor Lilato. AS zal nu bij de ING informeren of het mogelijk is deze om te zetten naar een Stichting en of het mogelijk is ons alle drie te machtigen voor het bekijken van de rekening. Indien wij hierbij aanwezig dienen te zijn dan zal het omzetten worden gepland op de dag dat de oprichtingsakte wordt gepasseerd.
VO wil de bankafschriften + inlogcode en tancode.
AS wil pas in verband met betalingen in buitenland.
JN mag over de schouder meekijken.
Transactiekosten moeten worden meegenomen in de begroting.
AS zal de besluiten omtrent de akte terugkoppelen naar de Notaris.
Wordt de VOG geregeld door Notaris.? AS zal dit navragen.
AS vraagt welke mail het beste te gebruiken voor mailen naar VO. Gmail komt op zijn telefoon binnen en is de kortste weg.
Verder geeft AS nog huiswerk voor de volgende vergadering m.b.t. tot het werven van fondsen. Als voorbeelden noemt zij acties/markten. VO komt met een statiegeldactie. AS met website voor Spikkel of AZ doelpuntenpotje.
7. Sluiting vergadering
De volgende vergadering zal plaatsvinden 1 februari 2014 te Heerhugowaard. Aanvang 12.00 uur of 13.00 uur. Hierover zal nog nader worden bericht.
De vergadering wordt gesloten om 14.21 uur.