lilato foundation

06 september 2015

Aanwezig:
Anne Smudde (AS), voorzitter
Vincent Oudenes (VO), penningmeester
Judith Nolthenius (JN), secretaris

1. Opening
De vergadering wordt geopend om 12.45 uur.

2. Notulen vorige keer
De notulen van de laatste vergadering wordt stapsgewijs doorgenomen.
– nieuwsbrief -> moet er weer komen. Actie voor AS en JN om dat op te maken en vorm te geven
– promotiepakketten -> Gekeken naar de kosten. Is erg duur. Voor nu niet haalbaar om een klein hebbedingetje erbij te doen. Wellicht in de toekomst als de organisatie groter is gegroeid.
– My worlddag -> Door AS als zeer interessant en leerzaam ervaren. Dit jaar weer. Wil dan weer heen indien mogelijk JN en VO dan ook mee? Hangt van de datum en privé-agenda af.
– Inzamelingsactie – AH:  VO AH vraagt om promomateriaal
– Boekjes: AS heeft toestemming nodig van ouders om de tekeningen van de kinderen te mogen gebruiken, anders kunnen hier problemen van komen. Hiervoor zal een toestemmingsformulier gemaakt moeten worden. De kosten van het drukken van het boekje hiervoor heeft VO een bevriende drukker gevonden die het tegen kostprijs zou willen doen.
– Vergadering Zambia -> Deze is niet doorgegaan. Dit kwam door het internet die niet altijd even betrouwbaar was.
– WVTTK vliegtuigticket: Bij de vorige reis van AS niet helemaal goed gegaan. Nu zal Anne de kosten van de reis en verblijf aan Lilato doneren en Lilato zal de kosten betalen voor de reis en verblijf. Dit is gunstig in verband met belasting.

2. Terugkoppeling Zambia
Wat is er gebeurd in Zambia:
– Fundering is gelegd voor het doorgangshuis
– Het land staat op naam van Lilato voor de Chief. Dit moet nog geregeld worden bij de gemeente.
– Stichting Zambia is bezig met beleidsplan. Dit wordt vertraagd o.a. door de elektriciteitscrisis.
Op dit moment is er in Zambia een droogte waardoor er niet genoeg stroom opgewekt kan worden. Hierdoor is er een elektriciteitscrisis ontstaan en wordt een aantal uren per dag de stroom afgesloten. Eerst was dat 5 uur per dag nu al 8 uur per dag. Hoe dit in december zal zijn als AS weer terug gaat is de vraag. Geen stroom is ook geen geld uit geldautomaten. Optie voor AS is om geld contant mee te nemen. De wisselkosten zullen dan hoog zijn.  Een mogelijkheid is om dollars mee te nemen. VO geeft aan dat hij de mogelijkheid heeft dit te pinnen in het buitenland.
Verder zijn de bouwkosten omhoog gegaan. AS vraagt of het verstandig is om de 4 weken dat zij In Zambia is weer een deel te laten bouwen. Gelet wat er op dit moment op de spaar- en lopende rekening staat wordt besloten niet tot bouwen over te gaan. Met het extra jaar zal een groter bedrag bij elkaar verzameld worden zodat in 1 keer een groter deel van het doorgangshuis kan worden gebouwd.

4. Sociale Media
– hoe krijgen we meer bekendheid op twitter en instagram, wat zijn goede hastags
AS geeft aan dat met Hootsuite, een programma waarmee berichten gedeeld kan worden op twitter, facebook en instagram, je het hele jaar door bijvoorbeeld iedere week berichten kunt inplannen om te posten. Verder kent zij een meisje die voor een maand in Engeland heeft meegedaan aan het programma Kickstarter, die kan uitleggen hoe social media werkt.
VO kent een man van 70 die marketing heeft gedaan (oldschool) Wellicht dat hij bereid is om ons te helpen. VO gaat informeren.
AS geeft aan dat hastags erg belangrijk zijn. Nu gebruikt zij hastags als #Zambia, #volunteer #Letsbuiltthemahouse, #streetchildren. Wellicht ook verstandig om Nederlandse hastags te gebruiken.  En de posten in twee talen te doen.
Ook wordt bekeken om een boost via facebook te doen Dit kan al voor 10,00 euro. Hier gaat de vergadering mee akkoord. VO pakt dit op en zal Mara vragen om te helpen. Zij werkt hier veel mee voor haar werk.
De nieuwsberichten die nu op facebook verschijnen worden vooral gedaan door Teddy.
– De Nederlandse website verloopt bijna, aanhouden of niet?
Er moet een website blijven anders hebben wij geen recht op de Anbistatus. De vraag is echter moeten we bij .com blijven of overstappen op .org. Dit wordt veel gebruikt bij stichtingen zonder winstoogmerk. AS gaat overleggen met Paul wat het beste is om te doen en kijkt dan ook of het domein goedkoper kan. Wellicht dat .org en .com gezamenlijk kan waarbij de 1 naar de ander doorlinkt. De Engelstalige site gaat via Wix. De vraag of de Nederlandse site daar ook heen kan zal AS eveneens overleggen met Paul.

5. Inzamelacties
– Judith gaat wedstrijden lopen voor, het liefst in een t-shirt van Lilato.
JN gaat Fishpotatorun en de 7heuvelenloop doen. Voor beide heeft zij een aantal sponsors. Om nog duidelijker te maken dat ze met een missie loopt wordt voorgesteld in t-shirt met logo en doel te laten maken zodat deze gedragen kan worden tijdens het lopen. AS en VO besluiten dat deze er moet komen. VO gaat kijk of Mara wil helpen bij het ontwerp hiervan.
– kunstactie Katja
Katja, een vriendin van AS heeft als inzamelactie bedacht om een aantal kunstenaars (bijv. 10) te benaderen om een kunstwerk te maken belangeloos. Om dit dan op een middag te verkopen en de opbrengst naar Lilato door te sluisen.
– MOV
N.a.v. het krantenartikel in het Schager Weekblad werd Paul (vader AS) aangesproken door Aad Niesten. Die gaf de tip contact op te nemen met Missie Ontwikkeling Vrede (MOV). AS heeft een mail gezonden maar nog geen reactie. De stichting steunt kleinschalige projecten en stichtingen vaak eenmalig . In de herfstvakantie is er een rommelmarkt en de opbrengst zullen zij dan verdelen over de door hen gekozen stichtingen/goede doelen.
Verder wordt er geopperd het inpakken bij de AH in Amstelveen. Dit heeft vriend van AS een keer gedaan. Dit bracht toen ongeveer € 600,00 op.

6. WVTTK
AS: De grond is van ons van de school (Cathy) Cathy heeft contact met ambassade van Australie voor de mogelijke bouw van de school op de grond. Gelet op de droogte is een waterpomp nodig. Dit zou dus samen met Cathy geslagen kunnen worden zodat de school en het doorgangshuis gezamenlijk hiervan gebruik kunnen maken. We houden de ontwikkelingen bij Cathy in de gaten zodat eventueel door samenwerking die pomp gebouwd kan worden.
AS: Door de aandacht die AS en Xavier hebben gegeven aan de gebroken brug naar het stuk grond is de gemeente/regering wakker geworden. De brug wordt gerepareerd. Hier zijn ook militairen bij dus foto’s mogen niet gemaakt worden.
VO: Vindt dat er reclame gemaakt moet worden. Bijvoorbeeld op de auto door middel van een magneetsticker. Kort onderzoek komen de kosten hiervoor op € 35,00 voor 4 stickers. VO vraagt Mara voor ontwerp. Als tekst zou bij. Geef straatkinderen een thuis. Draag een steentje bij.
VO: Een andere mogelijkheid is om te kijken of Bekende Nederlanders onze doel willen steunen. Zoals bij Marco Borsato doet voor Warchild Helaas hebben AS en JN geen BN-ers in de vriendenkring hebben. VO gaat kijken wat hij kan bereiken bij zijn klantenkring.
JN: heeft geen op en/of aanmerkingen.

7. Sluiting vergadering
De vergadering zal op 22 november 2015 plaatsvinden in Heerhugowaard.
De vergadering wordt gesloten om 14.50 uur.