06 september 2014
Aanwezig:
Anne Smudde (AS), voorzitter
Vincent Oudenes (VO), penningmeester
Judith Nolthenius (JN), secretaris
1. Opening
De vergadering wordt geopend om 11.00 uur.
Er zijn geen op of aanmerkingen over de laatste notulen.
2. Nieuwsbrief
Er is een verzoek gekomen om een nieuwsbrief te ontvangen. Dit kan gemaakt worden in Mailchimp en tot 2000 emailadressen is het gebruik hiervan gratis. Er wordt besloten emailadressen te verzamelen van naaste vrienden, familie en collega’s. Dit graag aanleveren in een Excel bestand aan JN.
VO zal iets over de ANBI en de regels uitleggen in de nieuwsbrief. Op de site zal een formulier komen waarmee mensen de belastingdienst kunnen informeren over hun giften.
Verder wordt de opbouw in Wist u dat vorm gegoten met daaronder extra informatie over de onderwerpen. (Fiscaal, Zambia 50 jaar, Binnengehaald voor project, Grond en acties benoemen, voorstellen + 1e project)
3. Projectplan
Projectplan is door een vriendin van Anne gemaakt. Ziet er goed en duidelijk uit. VO wil alleen dat bij het kostenoverzicht ook de grondkosten en de architect kosten worden benoemd. Deze zijn wel al voldaan maar horen bij dit project. AS zal dit doorgeven. Verder wordt het Projectplan goedgekeurd.
Over de kosten wordt ook vooruitgelopen over een rekening te openen in Zambia. Wanneer Anne in Zambia is zal er ook een Lilatostichting Zambia worden opgericht waar onder andere ook Cathy in zal zitten. Hier zal een nauwe samenwerking mee gaan plaatsvinden. Anne zal dan ook kijken naar de mogelijkheden van het openen van een rekening bij een bank aldaar.
4. Folder
Anne is bijna door haar stapel folders heen. Zij zal echter binnenkort bij verschillende evenementen staan en ook onze folders willen uitdelen. Zij vraagt toestemming om nieuwe te bestellen. JN en VO gaan hiermee akkoord. Verder heeft AS feedback gekregen ook een foto van haar erbij te zetten. Dit wordt aangepast in de folder.
5. Promotiepakketten
Het promopakket zal bestaan uit: Projectplan, Folder en Nieuwsbrief. VO stelt voor om hier ook een pen, sticker of iets bij te doen. Ook stelt VO voor om te kijken naar een omslag zodat het pakket mooi wordt aangeboden. AS en JN zullen hiernaar gaan kijken.
6. My world dag
Op 25 oktober wordt MY Worlddag gehouden in Utrecht. Hier zijn Fondsen aanwezig en er worden workshops gegeven voor persoonlijke initiatieven. AS gaat hier heen. JN kan dan niet mee i.v.m. operatie en herstel daarvan en ook VO heeft andere verplichtingen. De kosten hiervoor zijn € 10,00.
Verder geeft AS aan dat er een Platform Zambia is. Deze groep mensen komt af en toe samen om hun ervaringen te delen. Inschrijving hiervoor is € 10,00 per jaar. Besloten wordt om dit voor een jaar te proberen om te kijken wat dit platform ons kan bieden.
7. Inzameling ideeën
– Statiegeld inzameling via AH. VO gaat contact opnemen met de bedrijfsleider.
– 19 september vindt er een inzamelingsactie plaats bij de Crèche/BSO tijdens een zomerfeest. Zij zullen medische spullen inzamelen en een koffer. De rest gaat naar Lilato.
– Boekje met Afrikaanse verhalen en tekeningen van kinderen van de overblijf. De verkoop hiervan zal extra inkomsten opleveren. Hiervoor is echter toestemming van de directeur nodig of van de ouders van de kinderen. AS gaat hier achterheen. Verder is een drukker nodig die dit voor een vriendenprijsje wil doen. VO heeft misschien connecties en gaat informeren.
8. Bankrekening
JN is inmiddels toegevoegd aan de bankrekening en zij zal binnenkort ook kunnen zien wat er in en uit gaat. Verder zal de bankafschriften vanaf nu worden verzonden naar het postadres.
9. Hoe vergaderen als Anne in Zambia is?
Het vergaderen als Anne in Zambia is zal via Skype gaan. Verder zal er een Whatsappgroep Lilato worden opgestart. Het enige verzoek hierbij is dat niet te gebruiken als chat site voor allerlei zaken die niet Lilato gebonden zijn.
10. WVTTK
AS vraagt hoe haar vliegticket te betalen. Dit doen privé of via de bankrekening van Lilato. Er wordt toestemming verleend dit via de bankrekening van Lilato te doen waarbij zij het benodigde geld van haar rekening op stort.
Verder geeft AS aan dat zij contante donaties zelf op de bankrekening stort van Lilato. VO geeft aan dat zij volgend jaar hier goed naar moet kijken i.v.m. belastingaangifte.
11. Sluiting vergadering
De vergadering zal op 20 december 2014 plaatsvinden d.m.v. Skype als Anne in Zambia zit. De tijd is nog nader te bepalen i.v.m. tijdsverschil.
De vergadering wordt gesloten om 12.30 uur.