06 april 2014
Aanwezig:
Anne Smudde (AS), voorzitter
Vincent Oudenes (VO), penningmeester (via Skype)
Judith Nolthenius (JN), secretaris
1. Opening
De vergadering wordt geopend om 12.45 uur.
2. Projectplan
Begroting via Cathy
AS is nog met een aanvulling aan het maken voor het Projectplan. Zij heeft een onderzoeksverslag ontvangen dat over de problematiek van de straatkinderen gaat. Dit wordt verwerkt in het projectplan.
Voor wat betreft de begroting het AS nog niets gehoord van Cathy. Cathy heeft wel aangegeven dat ze een offerte kan laten maken door een aannemer. Hiervoor zijn de kosten omgerekend ongeveer € 200,00. De vergadering besluit dat deze kosten door de Stichting zal worden vergoed.
De volgende vraag is hoe kunnen wij het geld aan Cathy overmaken wanneer wij de nota ontvangen. Gesproken wordt over Western Union en Paypal. Gelet op de kosten heeft Paypal de voorkeur. AS zal aan Cathy navragen of Cathy dan wel de aannemer bekend is met Paypal.
3. ANBI-status
Er is niets ontvangen met betrekking tot de aanvraag Anbi-status. Ook geen ontvangstbevestiging.
De aanvraag is rond 13/14 februari ingediend. De 8 weken zijn nog niet voorbij. VO zal maandag informeren bij de Belastingdienst of de aanvraag is ontvangen.
4. Website
AS geeft aan de het haar niet lukt foto’s op de site te zetten. Zij gaat weer samen met Paul bekijken wat er fout gaat. Voor het vertalen naar de website in het Engels wordt gezocht naar een vertaler. Daniel Nolthenius wil de vertalingen wel nakijken als AS de teksten omzet. Verder wordt er gesproken over de oprichtingsakte om deze op de site te zetten. Een aantal gegevens zullen uit de akte weggestreept worden zoals geboortedatum en huisadres. JN zal hiervoor zorgen.
5. Financiën
Punt 7 wordt naar voren gehaald omdat deze nauw samenhangt met punt 5. Op dit moment staat er € 1.300,– op de rekening. De afschriften ontvangt AS. Zij zal ze aan VO geven bij de vergaderingen. Mocht zij naar Afrika gaan dan zal er een adreswijziging doorgegeven zodat de afschriften naar VO gezonden worden. Zolang er geen geldinzamelacties zijn zal dat bedrag niet snel oplopen.
6. Geldinzamelacties
Geldinzamelacties kunnen via fondsen en dergelijke pas aanvangen wanneer projectplan met begroting klaar is. Op school is de mogelijkheid alleen met Kerst door middel van een kerstmarkt. Voor het aanvragen van inzamelactie via AH is een promopakket nodig.
7. Promopakketten
Basis promopakketten zullen worden gemaakt door AS en JN. Hiervoor zullen zij een datum afspreken. De promopakketjes zullen bestaan uit een A4-tje waarop kort en duidelijk uitgelegd wordt waarvoor we staan en wat we willen.
8. Wvttk/rondvraag
AS en VO hebben niets voor de rondvraag.
JN vraagt of de email van Lilato wordt gecontroleerd. Nu wordt er nog niet veel gemaild maar in de toekomst kan dat veranderen en of het automatisch kan. Hier zullen we naar gaan kijken wanneer de Stichting up en running is.
9. Volgende vergadering
Volgende vergadering zal vooralsnog plaatsvinden op 6 september 2014 om 13.00 uur in Lelystad.
10. Sluiting
De vergadering sluit om 13.40 uur.
Actielijst:
VO =>Belt Belastingdienst inz. Anbi-status.
AS => Neemt contact op met Cathy en regelt website.
JNAS => promopakket.
JN => oprichtingsakte.